ما هي حافظة المستندات؟
هي مجموعة المستندات التي يقدمها الطرف دعمًا لدعواه أو دفاعه، مرتبة ومرقمة ومعها فهرس. وفي التقاضي الإلكتروني تُرفع المستندات ملفات، لكن فكرة الترتيب والفهرس تبقى ضرورية.
خطوات إعداد الحافظة
- اجمع كل المستندات المتعلقة بالقضية واستبعد ما لا يخدمها.
- رتبها زمنيًا أو حسب الطلبات التي تدعمها.
- رقّم كل مستند برقم ثابت لا يتغير طوال الدعوى.
- اكتب فهرسًا: الرقم، والوصف، والتاريخ، وما يثبته المستند.
- سمِّ الملفات الإلكترونية بالرقم والوصف نفسيهما.
الإحالة إلى المستندات في المذكرات
كل واقعة جوهرية في الصحيفة أو المذكرة تُتبع برقم المستند الذي يثبتها. هذا يجعل المذكرة قابلة للتحقق ويقنع القاضي بأن ما تقوله مسنود.
مثال عملي
دعوى مقاولات فيها أكثر من مئة مستند. يقسم المكتب الحافظة إلى أقسام: العقد وملاحقه، والمستخلصات، والمراسلات، والصور والتقارير. ويرقم داخل كل قسم برقم مميز، مثل العقد م1 والمستخلص الأول م2. وفي المذكرة يكتب: «ثبت تسليم الأعمال بمحضر الاستلام المرفق برقم م14». فيصل القاضي إلى المستند مباشرة.
أخطاء شائعة
- رفع المستند نفسه أكثر من مرة بأسماء مختلفة.
- صور غير واضحة أو صفحات ناقصة.
- مستندات بلغة أجنبية دون ترجمة معتمدة عند الحاجة.
- تغيير ترقيم المستندات بين مذكرة وأخرى.
هل أقدم كل المستندات مع صحيفة الدعوى؟
قدم المستندات الأساسية التي تقوم عليها الدعوى مع الصحيفة، واحتفظ بما يلزم للرد على دفوع متوقعة لتقدمه في وقته.
كيف أتعامل مع المستندات الكثيرة؟
قسمها إلى مجموعات بفهرس لكل مجموعة، وقدم ملخصًا يبين أهم المستندات التي يحتاج القاضي إلى قراءتها أولًا.
في سند تحفظ مستندات كل قضية في ملفها مرتبة ومسماة، مع المرفقات المتزامنة من ناجز، فتجهز حافظة المستندات دون بحث في المجلدات والبريد. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية