تقويم الالتزامات السنوية لمكتب المحاماة

لماذا يهم مكتبك؟

الالتزامات الداخلية موزعة على جهات وأوقات مختلفة، ولا تذكّرك بها أغلب الجهات في وقت كافٍ.

ما يدخل في التقويم

• تجديد رخصة المحاماة وما يتبعها.
• السجل التجاري وعضوية الغرفة إن انطبقت.
• عقد إيجار المقر.
• الإقرارات الضريبية إن انطبقت.
• اشتراكات الأنظمة والنطاق والبريد.
• وثائق التأمين.

كيف تطبقه في مكتبك

1. اجمع كل التواريخ في قائمة.
2. حدد مسؤولًا لكل بند.
3. ضع تذكيرًا قبل الموعد بشهر وأسبوع.
4. راجع القائمة كل بداية سنة.

أخطاء شائعة

• اعتماد المتابعة على شخص واحد.
• نسيان اسم نطاق الموقع.
• تذكير قبل الموعد بيوم فقط.
• عدم تحديث القائمة.

مثال عملي

مكتب انتهى اشتراك نطاق موقعه فتوقف بريده يومين في وقت حرج. بعد ذلك أنشأ تقويمًا بكل التجديدات، ولم يتكرر الأمر.

كيف يساعدك سند

أضف كل موعد مهمةً مستقلة في سند بمسؤول وتذكير، فتظهر مع مهام المكتب اليومية ولا تبقى في ذاكرة شخص واحد.

للمكتب الصغير والمحامي المستقل

لا تحتاج تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. ابدأ بأبسط خطوة تحل مشكلتك الحالية، وطبقها شهرًا كاملًا، ثم أضف ما بعدها. الإجراء البسيط الذي يلتزم به مكتبك كل يوم أفضل من نظام كامل يُترك بعد أسبوع. وإذا كنت تعمل وحدك، فاكتب الخطوة في قائمتك الأسبوعية حتى تصبح عادة ثابتة في عملك.

كم موعدًا يوجد عادة؟

بين عشرة وعشرين لأغلب المكاتب الصغيرة.

من يتولى المتابعة؟

مدير المكتب أو السكرتير، مع مراجعة صاحب المكتب كل ربع سنة.

كل كم أراجع هذا الإجراء في مكتبي؟

مرة كل ستة أشهر تقريبًا، أو عند تغير حجم المكتب أو دخول موظف جديد. اسأل فريقك: ما الذي لا يُطبق فعلًا؟ ثم بسّطه أو احذفه.