قسّم ملف القضية كما يفكر المحامي
- مذكراتنا.
- مذكرات الخصم.
- ضبوط الجلسات.
- الأحكام والقرارات.
- المستندات والأدلة.
- العقود والوكالات.
- الرسوم والسداد.
قاعدة تسمية ثابتة
اتفق مع فريقك على تسمية موحدة: التاريخ ثم النوع ثم الوصف. مثلًا: 1448-03-12 مذكرة جوابية – الرد على الدفع بعدم الاختصاص. التسمية الثابتة تجعل البحث سهلًا لأي شخص في المكتب.
الأصل والصورة
الأصول الورقية المهمة كالصكوك والسندات تُحفظ في مكان آمن مع سجل يوضح مكانها ومن استلمها. أما الصور الإلكترونية فتكون في ملف القضية للعمل اليومي.
الوصول وقت الحاجة
في الجلسة المرئية أو أمام القاضي تحتاج المستند خلال ثوانٍ. عندما يكون ملف القضية كاملًا في سند على جوالك، لا تحمل ملفات ورقية ولا تقلق من نسيان ورقة.
خطة الانتقال للأرشيف الإلكتروني
- ابدأ بالقضايا المفتوحة فقط.
- صوّر المستندات بجودة واضحة.
- ارفعها في الأقسام الصحيحة.
- انقل القضايا المنتهية تدريجيًا.
مثال عملي
محامٍ وصل الجلسة واكتشف أن مذكرة الخصم الأخيرة ليست في ملفه الورقي. لو كان الملف إلكترونيًا منظمًا على جواله لفتحها خلال ثوانٍ.
كم أحتفظ بملفات القضايا المنتهية؟
التزم بالمدد التي تحددها الأنظمة والضوابط المهنية، واحتفظ بالمستندات الجوهرية مدة تحميك من أي مطالبة لاحقة.
ما الذي يُحفظ أصلًا؟
المستندات التي لها قيمة إثبات بأصلها: السندات لأمر، والعقود الموقعة، والوكالات الورقية، وأي ورقة قد يُطلب أصلها في المحكمة. هذه تُحفظ في مكان آمن بسجل استلام وتسليم. أما المذكرات والأحكام والمراسلات فالنسخة الإلكترونية تكفي غالبًا.
هل أرشفة ناجز تكفي؟
ناجز يحفظ ما قُدم فيه، لكن ملف المكتب يجمع معه ما لم يُقدم: المسودات، والمراسلات مع الموكل، والملاحظات الداخلية.
كيف أبدأ دون أن أتوقف عن العمل؟
ابدأ بالقضايا النشطة الجديدة، ثم انقل القديمة تدريجيًا عند فتح كل ملف.
ملف كامل لكل قضية بأقسام يعرفها المحامي. جرّب سند مجانًا. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية