المعقب في مكتب المحاماة: مهامه وكيف تتابعه

لماذا يهم مكتبك؟

كل مراجعة يقوم بها المحامي بنفسه تأخذ من وقت عمله القانوني. لكن المعقب يتعامل مع مستندات موكلين وجهات رسمية، فالتنظيم والسرية هنا ضروريان.

مهام المعقب

• مراجعة الجهات الحكومية لما لا يُنجز إلكترونيًا.
• تسليم واستلام المستندات والخطابات.
• متابعة المعاملات وإبلاغ المكتب بحالتها.
• توصيل الأصول بسجل واضح.

كيف تطبقه في مكتبك

1. حدد المهمة كتابة مع الجهة والمطلوب والموعد.
2. وثّق كل مستند يخرج معه ويعود.
3. اطلب إثبات الإنجاز: ختم أو صورة.
4. تأكد من التفويض المطلوب لكل جهة.

أخطاء شائعة

• تكليفه بما يدخل في عمل المحامي كالمرافعة.
• إعطاؤه أصولًا دون تسجيل.
• التكليف الشفهي دون متابعة.
• عدم إطلاعه على ضوابط السرية.

مثال عملي

مكتب كان محاموه يتناوبون على مراجعة الجهات. بعد تعيين معقب بمهام مكتوبة وسجل للمستندات، توفر يومان من وقت المحامين أسبوعيًا.

كيف يساعدك سند

في سند تصل المهمة للمعقب على واتساب بالمطلوب والموعد، ويغلقها بكلمة «تم»، فتعرف ما أُنجز دون اتصال، بصلاحية لا تكشف له باقي القضايا.

للمكتب الصغير والمحامي المستقل

لا تحتاج تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. ابدأ بأبسط خطوة تحل مشكلتك الحالية، وطبقها شهرًا كاملًا، ثم أضف ما بعدها. الإجراء البسيط الذي يلتزم به مكتبك كل يوم أفضل من نظام كامل يُترك بعد أسبوع. وإذا كنت تعمل وحدك، فاكتب الخطوة في قائمتك الأسبوعية حتى تصبح عادة ثابتة في عملك.

هل يترافع المعقب؟

لا. الترافع عن الغير له ضوابط نظامية، والمعقب يتولى المراجعات الإدارية فقط.

موظف أم خدمة خارجية؟

موظف إذا كانت المراجعات يومية، وخدمة خارجية إذا كانت متقطعة، مع اتفاق سرية في الحالتين.

كل كم أراجع هذا الإجراء في مكتبي؟

مرة كل ستة أشهر تقريبًا، أو عند تغير حجم المكتب أو دخول موظف جديد. اسأل فريقك: ما الذي لا يُطبق فعلًا؟ ثم بسّطه أو احذفه.