قاعدة بيانات الموكلين في مكتب المحاماة: ما تسجله

لماذا يهم مكتبك؟

عندما يعود موكل بعد سنتين، أو تريد فحص تعارض، أو تعرف مصادر موكليك، تحتاج سجلًا واحدًا محدثًا.

ما تسجله لكل موكل

• الاسم وطريقة التواصل المفضلة.
• فرد أم شركة ومن يمثلها.
• المصدر: زميل، أو موكل، أو بحث.
• القضايا السابقة والحالية.
• الأتعاب والملاحظات المهمة.

كيف تطبقه في مكتبك

1. اجمع الموكلين في سجل واحد.
2. سجّل المصدر عند فتح كل ملف.
3. حدّد من يرى بياناتهم.
4. راجع البيانات عند كل قضية جديدة.

أخطاء شائعة

• بقاء الأرقام في جوال المحامي.
• تكرار الموكل بأسماء مختلفة.
• جمع بيانات لا تحتاجها.
• استخدامها في رسائل تسويقية دون مراعاة النظام.

مثال عملي

مكتب لم يكن يعرف كم موكلًا لديه. بعد جمعهم في سجل واحد اكتشف أن ثلث دخله من موكلين عادوا إليه، فبدأ يتواصل معهم دوريًا.

كيف يساعدك سند

في سند يرتبط كل موكل بقضاياه من ناجز وأتعابه ومستنداته، ويستطيع الفريق البحث باسمه لفحص التعارض، بحسب الصلاحيات.

للمكتب الصغير والمحامي المستقل

لا تحتاج تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. ابدأ بأبسط خطوة تحل مشكلتك الحالية، وطبقها شهرًا كاملًا، ثم أضف ما بعدها. الإجراء البسيط الذي يلتزم به مكتبك كل يوم أفضل من نظام كامل يُترك بعد أسبوع. وإذا كنت تعمل وحدك، فاكتب الخطوة في قائمتك الأسبوعية حتى تصبح عادة ثابتة في عملك.

هل هذه بيانات شخصية محمية؟

نعم، ويسري عليها نظام حماية البيانات الشخصية وسرية المهنة، فاجمع قدر الحاجة فقط.

كم أحتفظ ببياناتهم؟

بحسب سياسة الاحتفاظ لدى المكتب والأنظمة، ولا تحتفظ بما لا حاجة له.

كل كم أراجع هذا الإجراء في مكتبي؟

مرة كل ستة أشهر تقريبًا، أو عند تغير حجم المكتب أو دخول موظف جديد. اسأل فريقك: ما الذي لا يُطبق فعلًا؟ ثم بسّطه أو احذفه.