حماية بيانات الموكلين في مكتب المحاماة: واجبك المهني والنظامي

السرية المهنية أولًا

نظام المحاماة يلزم المحامي بكتمان ما يطلع عليه بسبب مهنته. هذا الالتزام يشمل موظفيك ومتدربيك، فاجعلهم يوقعون تعهدًا مكتوبًا بالسرية.

نظام حماية البيانات الشخصية

يفرض النظام ضوابط على جمع البيانات الشخصية ومعالجتها وحفظها ومشاركتها. اجمع من الموكل ما تحتاجه فقط، وأخبره بالغرض، واحفظ البيانات بوسائل آمنة.

أين تتسرب البيانات عادة؟

• قروبات واتساب يشترك فيها أشخاص لا علاقة لهم بالقضية.
• إرسال المستندات لبريد شخصي.
• أجهزة بلا كلمة مرور.
• موظف سابق ما زال يملك الوصول.

الصلاحيات حسب الحاجة

ليس كل موظف يحتاج رؤية كل القضايا. في سند تحدد ما يراه كل عضو في الفريق، وتلغي وصول من يغادر المكتب فورًا.

مشاركة آمنة مع الموكل

بدل إرسال المذكرات والأحكام في المحادثات، يطلع الموكل عليها من بوابته الخاصة. هكذا تعرف من اطلع على ماذا، ولا تبقى نسخ متناثرة.

خطة عملية

1. اكتب سياسة سرية مختصرة للمكتب.
2. وقّع تعهدات مع الفريق.
3. راجع الصلاحيات كل شهر.
4. احذف ما لا حاجة لحفظه وفق المدد المعتمدة.

مثال عملي

موظف أرسل صورة صك حصر ورثة لقروب واتساب عائلي بالخطأ بدل قروب العمل. انتشرت بيانات أسرة كاملة. بعدها منع المكتب إرسال المستندات عبر المحادثات، وأصبحت المشاركة عبر بوابة الموكل فقط.

قائمة فحص سريعة

• من يملك كلمات المرور في المكتب؟ وهل لكل موظف حسابه؟
• هل تُحفظ المستندات في جهاز شخصي أم في نظام المكتب؟
• هل تُرسل المستندات في قروبات واتساب؟
• ماذا يحدث لبيانات الموظف الذي غادر؟
• هل الأجهزة محمية بكلمة مرور وتشفير؟

إجابة صادقة عن هذه الأسئلة تكشف أين يحتاج مكتبك إلى تحسين.

ماذا أفعل إذا حدث تسرب؟

احتوِ التسرب فورًا، وقيّم البيانات المتأثرة، وأبلغ الموكل، والتزم بمتطلبات الإبلاغ النظامية إن انطبقت.

هل يطبق نظام حماية البيانات الشخصية على مكاتب المحاماة؟

نعم، المكتب يعالج بيانات شخصية للموكلين والأطراف، فتنطبق عليه التزامات النظام إلى جانب السرية المهنية.