قاعدة النسخ الثلاث
احتفظ بثلاث نسخ من البيانات على الأقل، على وسيطين مختلفين، واحدة منها خارج المكتب. فالنسخة الوحيدة في الجهاز نفسه ليست نسخة احتياطية.
ما يجب نسخه
- ملفات القضايا ومستنداتها.
- المذكرات والعقود والنماذج.
- السجلات المالية والفواتير.
- بيانات الموكلين وجهات الاتصال.
- المراسلات المهمة.
التشفير والصلاحيات
النسخة الاحتياطية تحمل كل أسرار المكتب، فيجب أن تكون مشفرة، وأن يقتصر الوصول إليها على أشخاص محددين.
اختبر الاسترجاع
النسخة التي لم يجرب استرجاعها قد لا تعمل حين تحتاجها. خصص يومًا كل ربع سنة لاسترجاع ملف أو مجلد من النسخة والتأكد من سلامته.
برامج الفدية
تهاجم برامج الفدية الملفات وتشفرها وتطلب مالًا. وأفضل حماية نسخة احتياطية منفصلة لا تتصل بالشبكة دائمًا، مع تحديث الأجهزة وتدريب الفريق على عدم فتح المرفقات المشبوهة.
أسئلة لمزود النظام السحابي
- أين تخزن البيانات وهل داخل المملكة؟
- كم مرة تنسخ احتياطيًا وكم تحتفظ بالنسخ؟
- هل البيانات مشفرة؟
- كيف أسترجع بياناتي وأصدرها إذا أنهيت الاشتراك؟
- ما إجراءاتكم عند حادث أمني؟
مثال عملي
أصاب برنامج فدية جهاز السكرتير في مكتب، فشفر المجلد المشترك. كان المكتب ينسخ يوميًا إلى قرص خارجي يفصل بعد النسخ، فاسترجع البيانات كلها خلال يوم، ولم يخسر إلا عمل ساعات.
خطة الطوارئ
اكتب في صفحة واحدة ماذا يفعل المكتب إذا تعطلت الأنظمة: من يتصل بمن، وأين النسخة الاحتياطية، وكيف تتابع جلسات الأسبوع من ناجز مباشرة حتى يعود العمل. الخطة البسيطة المكتوبة أفضل من خطة معقدة في رأس شخص واحد.
هل يكفي النظام السحابي وحده؟
النظام السحابي الجيد ينسخ احتياطيًا، لكن احتفظ بتصدير دوري لبياناتك المهمة تحت سيطرتك.
من المسؤول عن النسخ في المكتب؟
حدد شخصًا واحدًا مسؤولًا، ودوّن الإجراء حتى لا يتوقف إذا غاب.
سند ينسخ بيانات مكتبك احتياطيًا يوميًا بتشفير، ويتيح لك تصديرها متى أردت. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية