مصادر المتابعة
- منصة الأنظمة في هيئة الخبراء بمجلس الوزراء.
- جريدة أم القرى للأنظمة والقرارات المنشورة.
- المواقع الرسمية لوزارة العدل وديوان المظالم.
- مواقع الوزارات والهيئات ذات الصلة بقضايا المكتب.
- الهيئة السعودية للمحامين وما تنشره من تعاميم.
إجراء أسبوعي
- يجمع شخص محدد ما صدر خلال الأسبوع.
- يصنفه بحسب مجالات عمل المكتب.
- يكتب ملخصًا من سطرين لكل تعديل مؤثر.
- يرسله للفريق في يوم ثابت.
- يحدد القضايا والعقود المتأثرة.
تقييم الأثر
لكل تعديل مهم اسأل: هل يمس قضايا قائمة؟ هل يغير نماذج العقود أو المذكرات في المكتب؟ هل يحتاج موكلونا إلى تنبيه؟ ومن ينفذ التحديث وبأي موعد؟
تحديث النماذج
النماذج القديمة أخطر مصدر للخطأ لأنها تستخدم بثقة. عند صدور تعديل، حدث النموذج المتأثر فورًا واحذف القديم من مكتبة المكتب.
فرصة للموكلين
التنبيه الاستباقي للموكل بتعديل يمس عقوده أو أعماله خدمة يقدرها كثيرًا، وقد يتحول إلى عمل جديد للمكتب: مراجعة عقود، أو تحديث سياسات.
مثال عملي
مع نفاذ تعديلات نظام العمل، راجع مكتب نماذج عقود العمل التي أعدها لعملائه، وأرسل لكل عميل ملخص التعديلات المؤثرة مع عرض لتحديث عقوده. حدث عقود اثني عشر عميلًا خلال شهر.
أخطاء شائعة
- الاعتماد على ما يتداول في وسائل التواصل دون مصدر رسمي.
- متابعة النظام وإغفال اللائحة التنفيذية.
- عدم تحديد مسؤول، فيظن كل واحد أن غيره يتابع.
هل يتابع المتدرب التعديلات؟
نعم، مهمة مناسبة للمتدرب تحت إشراف، وتعلمه في الوقت نفسه.
كيف أعرف تاريخ نفاذ التعديل؟
يحدده قرار الإصدار، وغالبًا يكون بعد مدة من النشر، فاقرأ مادة النفاذ في النظام أو المرسوم.
نظّم مكتبك في سند: قضايا متزامنة مع ناجز، ومهام للفريق، وملفات آمنة، ومدير مكتب في واتساب. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية