سرية الموكل في محادثات واتساب: قواعد يتفق عليها المكتب

رقم مهني لا شخصي

خصص رقمًا للمكتب أو للمحامي يستخدم للعمل فقط، ويُدار من جهاز مخصص أو بحساب أعمال. الرقم الشخصي يختلط فيه الخاص بالمهني، ويصعب نقله إذا تغير المسؤول عن الملف.

قواعد للفريق

• لا تُرسل مستندات الموكل في قروبات عامة للموظفين.
• لا يُذكر اسم الموكل وتفاصيل قضيته في قروب فيه غير المعنيين.
• لا يُعاد توجيه رسالة موكل لغير المعنيين بالقضية.
• تأكد من الرقم قبل إرسال أي مستند.

المستندات

واتساب ممتاز للتنبيه السريع، لكنه سيئ للحفظ. المستند الذي يُرسل عبر واتساب يجب أن يُنقل إلى ملف القضية، ثم يُعتمد الملف لا المحادثة. والبوابة الخاصة بالموكل أفضل لاستقبال المستندات.

عند تغير الموظف

إذا غادر موظف كانت لديه محادثات الموكلين على جواله، فقد خرجت معه معلومات حساسة. لذلك القاعدة: كل ما يخص القضية في نظام المكتب، والمحادثات للتواصل فقط.

مدير المكتب في واتساب

بعض الأنظمة تتيح للمحامي سؤال نظام مكتبه عبر واتساب عن جلساته ومهامه، دون أن تتنقل المستندات بين المحادثات. هذا يجمع سهولة واتساب مع حفظ البيانات في مكانها الآمن.

هل يجوز إرسال الحكم للموكل عبر واتساب؟

يجوز بعد التأكد من الرقم وموافقة الموكل، والأفضل إتاحته في بوابته أيضًا.

هل محادثات واتساب مع الموكل سرية؟

هي مشمولة بواجب السرية المهنية، لكن حمايتها التقنية تعتمد على إدارة الأجهزة والحسابات.

هل أحذف المحادثات بعد القضية؟

احفظ ما يلزم في ملف القضية أولًا، ثم طبق سياسة المكتب في الحذف.