رسالة الترحيب بالموكل الجديد: ما تقوله في أول يوم

محتوى الرسالة

• اسم المحامي المسؤول وطريقة التواصل معه.
• متى يتلقى التحديثات.
• المستندات المطلوبة وموعدها.
• كيف يتابع قضيته في البوابة.
• الخطوة القادمة وموعدها.

نموذج

«أستاذ فلان، نرحب بكم موكلين لدى مكتبنا. المحامي المسؤول عن قضيتكم هو فلان. نرسل لكم تحديثًا بعد كل جلسة، ويمكنكم متابعة قضيتكم في بوابتكم من هذا الرابط. نحتاج منكم المستندات المرفقة قائمتها قبل يوم كذا. وخطوتنا القادمة إعداد صحيفة الدعوى خلال أسبوع».

النبرة

مهنية ودافئة، دون وعود بالنتيجة. والرسالة القصيرة الواضحة أفضل من رسالة طويلة يقرأ الموكل نصفها.

بعد الرسالة

تابع المستندات في موعدها، وأرسل أول تحديث كما وعدت. الرسالة تبني توقعًا، والالتزام به يبني الثقة.

أخطاء في رسائل الترحيب

• وعود بالنتيجة.
• قائمة مستندات طويلة دون موعد.
• غياب اسم المسؤول عن القضية.
• لغة قانونية لا يفهمها الموكل.

كل خطأ منها يولد اتصالًا لاحقًا كان يمكن تجنبه.

هل أرسلها بالبريد أم واتساب؟

بالقناة التي يستخدمها الموكل، مع نسخة في ملفه.

هل أذكر الأتعاب فيها؟

الأتعاب في العقد، ويكفي في الرسالة ذكر موعد الدفعة القادمة إن وجدت.

هل أرسلها لموكلي الشركات؟

نعم، مع تحديد جهة الاتصال لديهم.