تأجلت الجلسة: ما الذي تحدّثه في مكتبك بعدها مباشرة

سجّل فورًا

• سبب التأجيل.
• الموعد الجديد.
• ما طلبته الدائرة من كل طرف.

حرّك المهام

مهام التحضير المرتبطة بالجلسة تتحرك مع الموعد الجديد، وأضف مهمة لما طلبته الدائرة.

أبلغ الموكل

رسالة قصيرة بالموعد الجديد وسببه، تمنع اتصالات القلق.

اسأل نفسك عن سبب التأجيل

إذا تكرر التأجيل لسبب واحد، كتأخر تبليغ أو نقص مستند، فعالج السبب من جذره بدل انتظار الجلسة القادمة. قد يكون الحل طلب تبليغ بوسيلة أخرى أو تقديم المستند مبكرًا مع مذكرة قصيرة.

مثال عملي

تأجلت جلسة لأن الخصم طلب مهلة للرد. سجّل المحامي ذلك من الممر، وأضيفت مهمة لمراجعة رد الخصم فور وصوله، ووصل الموكل إشعار بالموعد الجديد.

أسباب تأجيل يمكن منعها

• عدم تبليغ الخصم لنقص بياناته.
• نقص مستند كان يمكن تقديمه مسبقًا.
• عدم الرد على مذكرة الخصم في وقتها.
• غياب وكيل لعدم سريان الوكالة.

سجل سبب كل تأجيل، فالسبب المتكرر يكشف ما يحتاج تحسينًا في المكتب.

مثال عملي آخر

تأجلت جلسة شهرًا لعدم تبليغ الخصم. سجل المحامي السبب، وراجع بيانات الخصم، فوجد رقم السجل التجاري خطأ. صحح البيانات، فتبلغ الخصم في الموعد الجديد. لولا تسجيل السبب لتكرر التأجيل.

هل يتحدث الموعد من ناجز تلقائيًا؟

مع المزامنة التالية.

هل أسجل بالصوت؟

يمكن تحديث حالة الجلسة في سند بالأوامر الصوتية.

ماذا تقول للموكل؟

السبب بجملة، والموعد الجديد، وما سيُعمل حتى ذلك الموعد. والموكل يتقبل التأجيل حين يعرف أن قضيته لم تتوقف.