ما يُكتب في إيصال الاستلام
- اسم الموكل ورقم القضية.
- وصف كل مستند: نوعه، ورقمه أو تاريخه، وعدد صفحاته.
- هل هو أصل أم صورة.
- تاريخ الاستلام واسم الموظف المستلم وتوقيعه.
- الغرض من الاستلام: تقديم للمحكمة، أو اطلاع، أو حفظ.
خطوات سجل المستندات
- صوّر كل مستند فور استلامه واحفظ الصورة في ملف القضية.
- سلّم الموكل نسخة من الإيصال ورقيًا أو برسالة.
- احفظ الأصول في مكان واحد مخصص، لا في مكاتب المحامين.
- سجّل كل خروج للأصل: إلى المحكمة أو الخبير أو الموكل، ومتى عاد.
- عند انتهاء القضية أعد الأصول بإيصال تسليم يوقعه الموكل.
مثال عملي
سلمت شركة مكتبًا أصول ثلاثة سندات لأمر لرفع طلب تنفيذ. سُجلت في السجل بأرقامها، وخرج أحدها للمحكمة بتاريخ محدد ثم عاد. وعندما طلب الموكل أصوله بعد سنة، سُلمت كلها بإيصال واحد في دقائق.
هل أحتاج الأصل أم تكفي الصورة؟
كثير من الإجراءات الإلكترونية تكفيها الصورة الواضحة، لكن بعض الحالات تتطلب الاطلاع على الأصل أو تقديمه. لا تطلب الأصل إلا عند الحاجة، فكل أصل في مكتبك مسؤولية عليك.
ماذا لو فُقد مستند؟
أبلغ الموكل فورًا وبصراحة، وابحث عن بديل رسمي إن أمكن. وإخفاء الفقد أسوأ من الفقد نفسه.
كم أحتفظ بصور المستندات بعد انتهاء القضية؟
حدد ذلك في سياسة حفظ مكتوبة، واذكره للموكل في اتفاقية الأتعاب، مع مراعاة سرية البيانات وحمايتها.
في سند تُرفع صور المستندات إلى ملف القضية فور استلامها، ويعرف الفريق كله أين الأصل ومن استلمه، فلا يضيع وقت ولا ثقة. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية