إدارة مستندات مكتب المحاماة إلكترونيًا: الترتيب والأمان والوصول

ثلاثة أنواع من المستندات

• ما يأتي من ناجز: الأحكام والمذكرات والقرارات.
• ما يكتبه المكتب: المسودات والمذكرات النهائية.
• ما يرسله الموكل: العقود والإثباتات.

كل نوع يُحفظ في ملف القضية نفسه، بتصنيف واضح.

الأمان

صلاحيات بحسب الدور، واتصال مشفر، ونسخ احتياطي يومي، وعدم تداول المستندات في قروبات المراسلة.

الأصول الورقية

تُحفظ في مكان آمن بسجل استلام وتسليم، وتُعاد للموكل عند انتهاء القضية.

قاعدة التسمية

رقم القضية، ثم التاريخ، ثم نوع المستند، ثم رقم الإصدار. والنسخة المقدمة للمحكمة تُسمى «مقدمة» حتى يعرف الجميع أي نسخة عند القاضي.

مثال على ضياع يمكن منعه

محامٍ بحث قبل جلسة عن مذكرة الخصم الأخيرة فوجدها في بريد زميل غائب. منذ ذلك اليوم صارت كل مذكرة تأتي من ناجز تُحفظ في ملف القضية تلقائيًا، وكل مستند من الموكل يُرفع من بوابته إلى الملف نفسه.

هل أحتاج ماسحًا ضوئيًا؟

للمستندات الورقية القديمة نعم، أما الجديدة فتصل إلكترونيًا غالبًا.

هل تُحفظ مرفقات ناجز في سند؟

نعم، تُجمع في ملف القضية مع المزامنة.

كم أحتفظ بملفات القضايا المنتهية؟

بحسب سياسة المكتب والأنظمة ذات الصلة، ويُفضل الاحتفاظ بها مؤرشفة مدة كافية لأي نزاع لاحق، مع إتلاف آمن بعدها.

هل يرى الموكل مستنداته؟

يرى ما تشاركه معه في بوابته، ويرسل ما يُطلب منه منها.