من اتصال الموكل إلى فتح القضية: مسار استقبال واضح

الخطوات

1. تسجيل بيانات الموكل الأولية.
2. فحص تعارض المصالح.
3. الاجتماع ودراسة المستندات.
4. عقد الأتعاب.
5. الوكالة.
6. ربط القضية بالموكل بعد ظهورها من ناجز أو إضافتها.
7. دعوة الموكل لبوابته.

من يفعل ماذا

السكرتير للتسجيل والمستندات، والمحامي للدراسة والعقد، والنظام للتذكير بما لم يكتمل.

سجّل مصدر الموكل

اسأل كل موكل جديد كيف عرف المكتب، وسجّل الإجابة. بعد أشهر ستعرف أي القنوات تجلب موكلين فعلًا: توصية موكل سابق، أو بحث جوجل، أو زميل. هذه المعلومة توجه جهدك التسويقي.

مثال عملي

مكتب كان يبدأ العمل قبل توقيع عقد الأتعاب، فتكررت خلافات الدفع. بعد اعتماد المسار، لا تُسند قضية لمحامٍ قبل أن تظهر في ملفها علامة «العقد موقع».

قائمة فتح القضية

• فحص تعارض المصالح.
• عقد الأتعاب موقع والدفعة الأولى مستلمة.
• الوكالة سارية وشاملة.
• المستندات الأساسية مستلمة.
• القضية مسجلة في النظام بمحاميها ومرحلتها.
• الموكل مدعو لبوابته.

مثال عملي آخر

اتصل موكل محتمل يوم الأحد. سجله السكرتير بمصدره، وفحص التعارض، وحدد موعدًا الثلاثاء. بعد الاجتماع أُرسل عقد الأتعاب إلكترونيًا، وفُتح الملف الخميس بكل مستنداته. أربعة أيام بلا ورق ضائع.

متى تظهر القضية الجديدة؟

بعد قيدها في ناجز وأول مزامنة.

هل أضيف الموكل قبل القيد؟

نعم، وتربطه بالقضية لاحقًا.

لماذا يهم مصدر الموكل؟

حين تسجل من أين جاء كل موكل، توصية أو بحث أو مقال أو زميل، تعرف بعد سنة أين تستثمر وقتك. وقد تكتشف أن مقالًا واحدًا جلب موكلين أكثر من كل الإعلانات.