أسئلة الأمان قبل اختيار نظام لمكتب المحاماة

أسئلة أساسية

• أين تُحفظ البيانات؟ وفي أي دولة؟
• هل البيانات مشفرة أثناء النقل وأثناء التخزين؟
• هل لكل مستخدم صلاحيات محددة؟ وهل يرى المتدرب ما يراه الشريك؟
• هل يوجد سجل لمن دخل ومن عدّل؟
• كيف يتم النسخ الاحتياطي؟ وكم مرة؟
• هل أستطيع تصدير بياناتي إذا غادرت النظام؟

ربط ناجز

إذا كان النظام يتزامن مع ناجز، فاسأل: هل يحتاج كلمة مرور ناجز؟ الأفضل نظام لا يطلبها ولا يخزنها، وتتم المزامنة من جلسة دخولك أنت في متصفحك. كلمة المرور يجب ألا تغادر يدك.

من يطلع على البيانات من مزود النظام؟

اسأل عن سياسة الدعم الفني: هل يستطيع موظفو المزود رؤية بيانات القضايا؟ ومتى؟ وبأي إذن؟ والإجابة المطمئنة تكون أن الاطلاع محدود ومسجل ولا يتم إلا لغرض الدعم وبطلبك.

المستخدمون الذين يغادرون

حين يغادر موظف، يجب أن تستطيع إيقاف دخوله فورًا دون أن تفقد ما أدخله. اختبر ذلك أثناء التجربة.

ما يقع عليك أنت

أفضل نظام لا يحميك من كلمة مرور ضعيفة أو جهاز مشترك. فعّل التحقق الثنائي، ولا تشارك الحسابات، وراجع المستخدمين النشطين دوريًا.

هل تحتاج مزامنة سند كلمة مرور ناجز؟

لا، أداة المزامنة تعمل من جلسة دخولك أنت في متصفحك، ولا تطلب كلمة المرور ولا تخزنها.

هل يمكن تصدير بيانات المكتب؟

هذا من أهم الأسئلة قبل الاشتراك، والنظام الجيد يتيح لك بياناتك.

هل البيانات السحابية أقل أمانًا من جهاز المكتب؟

ليس بالضرورة، فالنظام السحابي الجيد غالبًا أكثر حماية ونسخًا احتياطيًا من جهاز واحد في المكتب.