ما الذي يحتاجه الموثق؟
قائمة واضحة بالطلبات الواردة، ومواعيد محددة لكل طلب، ومستندات مكتملة قبل الموعد حتى لا يتأخر التوثيق، وسجل لما أنجز.
ما يقدمه سند للموثق
- استقبال طلبات التوثيق وتنظيمها.
- مواعيد الطلبات في تقويم مع تذكير.
- قائمة المستندات المطلوبة لكل نوع طلب.
- سجل بالطلبات المنجزة.
المستندات قبل الموعد
أكثر ما يؤخر التوثيق نقص مستند أو خطأ في بيانات. طلب المستندات من العميل مسبقًا ومراجعتها قبل الموعد يوفر وقت الطرفين.
التعاون مع المحامين
كثير من طلبات التوثيق تأتي من مكاتب محاماة لموكليها. في سند يلتقي المحامي والموثق في شبكة مهنية واحدة، فيسهل التنسيق على المواعيد والمستندات.
مثال عملي
موثق مرخص كان يستقبل الطلبات عبر رسائل متفرقة، فتضيع بعض المواعيد. بعد تنظيم الطلبات في سند صار يرى طلبات الأسبوع ومستنداتها الناقصة، ويطلبها من العملاء قبل الموعد بيومين.
أنواع الطلبات الشائعة
تتكرر على الموثق طلبات الوكالات بأنواعها، والإقرارات، وعقود تأسيس الشركات وتعديلها، وعقود البيع والإفراغ في بعض الحالات. لكل نوع قائمة مستندات وبيانات مختلفة، وتجهيز القوائم مرة واحدة في سند يوفر على الموثق تكرار الشرح لكل عميل.
التزامن مع ناجز في عمل المكتب
حين يطلب مكتب المحاماة وكالة لموكله ليباشر بها قضية في ناجز، يرتبط موعد التوثيق بموعد رفع الدعوى أو الجلسة. تنظيم الطلب في سند بجانب القضية المتزامنة مع ناجز يمنع تأخر الوكالة عن موعد الإجراء.
البدء
- سجل في سند بصفة الموثق.
- جهز قوائم المستندات لأنواع الطلبات الشائعة.
- استقبل الطلبات وحدد مواعيدها.
- تابع كل طلب حتى إنجازه.
هل يوثق سند المحررات بنفسه؟
لا، التوثيق يتم وفق نظام التوثيق عبر الموثق المرخص والمنصات الرسمية، وسند ينظم العمل حوله.
هل يناسب سند مكاتب المحاماة التي تقدم خدمات توثيق؟
نعم، يمكن للمكتب تنظيم قضاياه وطلبات التوثيق لموكليه في مكان واحد.
سجّل في سند بصفة الموثق، ونظم طلبات التوثيق ومواعيدها ومستنداتها. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية