الزائر بلا موعد في مكتب المحاماة: كيف تتعامل معه

لماذا يهم مكتبك؟

قد يكون الزائر موكلًا جيدًا، أو صاحب مهلة تنتهي غدًا. ولا يصح أن يعتمد الأمر على مزاج الموظف أو وجود المحامي.

إجراء الاستقبال

• ترحيب وسؤال عن الموضوع باختصار.
• سؤال: هل هناك موعد أو مهلة قريبة؟
• تسجيل الاسم والرقم.
• موعد قريب أو تحويل عاجل للمحامي.
• عدم استلام أصول دون إيصال.

كيف تطبقه في مكتبك

1. اكتب الإجراء للموظف.
2. حدد ما يُعد عاجلًا.
3. جهّز نموذج بيانات قصيرًا.
4. اجعل الموظف يحدد الموعد مباشرة.

أخطاء شائعة

• إدخاله على المحامي مباشرة.
• صرفه دون أخذ بياناته.
• مناقشة موضوعه أمام الآخرين.
• إعطاؤه رأيًا قانونيًا.

مثال عملي

زائر جاء ومعه حكم، وسأله الموظف عن تاريخ التسلم فتبين أن مهلة الاعتراض تنتهي بعد يومين. حوّله للمحامي فورًا، فوكّل المكتب في اليوم نفسه.

كيف يساعدك سند

يسجل الموظف الطلب مهمةً بموعد للمحامي في سند، ويرى التقويم ليعرض على الزائر موعدًا لا يتعارض مع الجلسات.

للمكتب الصغير والمحامي المستقل

لا تحتاج تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. ابدأ بأبسط خطوة تحل مشكلتك الحالية، وطبقها شهرًا كاملًا، ثم أضف ما بعدها. الإجراء البسيط الذي يلتزم به مكتبك كل يوم أفضل من نظام كامل يُترك بعد أسبوع. وإذا كنت تعمل وحدك، فاكتب الخطوة في قائمتك الأسبوعية حتى تصبح عادة ثابتة في عملك.

هل أرفض الزائر بلا موعد؟

لا تصرفه دون بيانات، وحدد له موعدًا قريبًا.

ماذا لو كانت مهلته قريبة؟

حوّله فورًا للمحامي أو المناوب.

كل كم أراجع هذا الإجراء في مكتبي؟

مرة كل ستة أشهر تقريبًا، أو عند تغير حجم المكتب أو دخول موظف جديد. اسأل فريقك: ما الذي لا يُطبق فعلًا؟ ثم بسّطه أو احذفه.