خطة التحول
- ابدأ بالقضايا الجديدة: كل مستند يصل يحفظ إلكترونيًا فورًا.
- امسح القضايا الجارية تدريجيًا بحسب نشاطها.
- أرشف القضايا المنتهية في آخر المرحلة.
- وحد قاعدة تسمية الملفات وتقسيم المجلدات.
- درب الفريق والتزم بالقاعدة.
ما يحفظ أصله ورقيًا
- المستندات الأصلية التي قد تطلب للمضاهاة أو الطعن بالتزوير.
- السندات لأمر والشيكات الأصلية.
- العقود الموقعة يدويًا ذات الأهمية الكبيرة.
- ما يطلب النظام أو الجهة الاحتفاظ بأصله.
تقسيم ملف القضية
قسم كل قضية إلى مجلدات ثابتة: مستندات الموكل، مذكراتنا، مذكرات الخصم، الأحكام والقرارات، المراسلات، المالية. وثبات التقسيم يجعل أي عضو في الفريق يجد ما يريد.
التوقيع الإلكتروني
كثير من المستندات الداخلية وعقود الأتعاب يمكن توقيعها إلكترونيًا وفق نظام التعاملات الإلكترونية، مما يوفر زيارات الموكل للمكتب.
الأمن والصلاحيات
الملفات الإلكترونية تحتاج صلاحيات دقيقة: من يرى ماذا. ونسخًا احتياطية منتظمة، وكلمات مرور قوية، وتحققًا ثنائيًا. فالتسرب الإلكتروني أخطر من ضياع ورقة.
مثال عملي
مكتب صغير بدأ بالقضايا الجديدة فقط، ثم خصص ساعة يوميًا للمتدرب لمسح القضايا الجارية. بعد ثلاثة أشهر صار كل ملف نشط متاحًا من الجوال في المحكمة، وتقلص البحث عن المستندات إلى دقائق.
مخاطر يجب تجنبها
- حفظ الملفات في أجهزة شخصية متفرقة.
- مشاركة الملفات عبر واتساب دون تنظيم.
- غياب النسخ الاحتياطي.
- إتلاف الأصول قبل التأكد من عدم الحاجة إليها.
هل تقبل المحاكم المستندات الممسوحة؟
تقدم المستندات إلكترونيًا عبر ناجز، وللمحكمة طلب الأصل عند الحاجة، لذلك تحفظ الأصول المهمة.
كم تستغرق عملية التحول؟
من ثلاثة إلى ستة أشهر لمكتب متوسط إذا تمت تدريجيًا دون إيقاف العمل.
نظّم مكتبك في سند: قضايا متزامنة مع ناجز، ومهام للفريق، وملفات آمنة، ومدير مكتب في واتساب. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية