سياسة الاحتفاظ بملفات الموكلين: كم تحتفظ وكيف تتلف

عناصر السياسة

• مدة الاحتفاظ بحسب نوع القضية.
• الأصول تُعاد للموكل ولا يُحتفظ بها.
• الأرشفة الإلكترونية للمذكرات والأحكام.
• الإتلاف الآمن بعد المدة.
• سجل بما أُتلف ومتى.

حماية البيانات

نظام حماية البيانات الشخصية يجعل الاحتفاظ بالبيانات بلا حاجة مخاطرة. فاحتفظ بما تحتاجه لسبب مشروع، وأتلف الباقي بطريقة آمنة.

الأرشيف الإلكتروني

الملف المؤرشف في النظام يُغلق ويبقى قابلًا للبحث، بصلاحيات محدودة. وهذا أسهل وأأمن من صناديق الورق في المخزن.

الإتلاف الآمن

الورق بآلة تقطيع أو جهة متخصصة، والملفات الإلكترونية بحذف يمنع الاسترجاع، مع تسجيل ذلك.

مثال على سياسة مختصرة

«تُحفظ ملفات القضايا المنتهية إلكترونيًا مدة يحددها المكتب من تاريخ الإغلاق، وتُعاد الأصول للموكل عند الإغلاق بسجل تسليم، وتُتلف النسخ الورقية بعد أرشفتها، ويُراجع الأرشيف سنويًا لإتلاف ما انتهت مدته». فقرة واحدة تكفي لتوحيد التعامل في المكتب.

كم مدة الاحتفاظ المقترحة؟

يحددها المكتب بحسب الأنظمة ونوع القضايا، ومدد التقادم المحتملة للمطالبات المرتبطة.

هل أبلغ الموكل بالسياسة؟

نعم، في عقد الأتعاب أو الرسالة الختامية.

ماذا لو طلب الموكل ملفه؟

سلمه نسخة مما يحق له، والأصول التي تخصه، بسجل تسليم.

ماذا عن بيانات الموكلين المحتملين الذين لم يوكلوا؟

احتفظ بما يلزم لفحص التعارض فقط، وأتلف بقية التفاصيل.