تسمية ملفات مكتب المحاماة: نظام بسيط يوفر ساعات البحث

القاعدة المقترحة

رقم القضية أو اسمها المختصر، ثم التاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم، ثم نوع المستند، ثم رقم الإصدار. مثال: «عمالية-1234_2026-10-21_مذكرة-جوابية_v2». هذا الترتيب يجعل الملفات تترتب زمنيًا تلقائيًا.

أنواع مستندات ثابتة

• صحيفة دعوى.
• مذكرة جوابية.
• لائحة اعتراضية.
• مستند من الموكل.
• مستند من الخصم.
• حكم.
• محضر جلسة.

اتفق على أسماء الأنواع ولا تغيرها، حتى يجد أي شخص في المكتب ما يبحث عنه.

الإصدارات

لا تكتب «نهائي». اكتب رقم الإصدار، واحفظ النسخة المقدمة فعلًا للمحكمة باسم واضح: «مقدمة». فيعرف الجميع أي نسخة هي التي عند القاضي.

أين تُحفظ؟

الأفضل أن يُحفظ كل مستند في ملف القضية نفسه داخل نظام المكتب، لا في جهاز محامٍ واحد أو محادثة واتساب. حين ينتقل الملف بين المحامين أو يغيب أحدهم، يبقى كل شيء في مكانه.

مستندات ناجز

المرفقات والأحكام التي تأتي من ناجز عبر المزامنة تُحفظ في ملف القضية تلقائيًا. فلا تحتاج إعادة تنزيلها وتسميتها يدويًا، ويبقى عملك على المستندات التي يكتبها المكتب.

هل أحتاج نظام تسمية في مكتب صغير؟

نعم، المكتب الصغير يتأثر أكثر بضياع الوقت، وقاعدة بسيطة تكفي.

هل أكتب اسم الموكل في اسم الملف؟

يُفضل الاكتفاء برقم القضية أو رمز مختصر لحماية خصوصية الموكل عند مشاركة الملفات.

ماذا أفعل بالملفات القديمة؟

طبق القاعدة على الملفات الجديدة فورًا، وعلى القديمة تدريجيًا عند فتح القضية.