إذا غاب المحامي فجأة: خطة استمرارية لمكتب المحاماة

ما الذي يتوقف عادة؟

• معرفة مواعيد الجلسات القادمة ومهل الاعتراض.
• الوصول إلى المستندات والمذكرات.
• الوكالات التي تسمح لغيره بالحضور.
• التواصل مع الموكلين.

الملف المشترك

كل قضية يجب أن يكون لها ملف يراه أكثر من شخص في المكتب: المرحلة، والجلسة القادمة، والمهمة التالية، والمستندات. إذا كان الملف في جهاز المحامي أو في ذاكرته، فلا استمرارية.

الوكالات

اطلب من الموكلين، خصوصًا في القضايا الكبيرة، وكالة تشمل أكثر من محامٍ في المكتب، أو تتيح التوكيل للغير. هذا ما يسمح لزميل بحضور الجلسة إذا غاب المحامي.

الصلاحيات

حدد مسبقًا من يتولى ماذا عند الغياب، ومن له صلاحية الاطلاع على الحسابات والأنظمة. ولا تشارك كلمات المرور شفهيًا، بل استخدم صلاحيات مستقلة لكل مستخدم في أنظمة المكتب.

تمرين بسيط

اسأل نفسك: لو غبت غدًا، هل يعرف زميلي الجلسات القادمة كلها؟ وهل يستطيع فتح المذكرة الأخيرة في كل قضية؟ إذا كانت الإجابة لا، فابدأ بالقضايا التي فيها جلسة أو مهلة خلال أسبوعين.

هل المحامي الفرد يحتاج خطة استمرارية؟

نعم، ويمكن أن تكون بالاتفاق مع زميل يتولى الطوارئ بوكالة مسبقة.

هل يُبلغ الموكل بغياب المحامي؟

نعم إذا كان الغياب يؤثر على قضيته، مع إبلاغه بمن يتولاها.

كيف تساعد المزامنة مع ناجز؟

تجعل الجلسات والمهل ظاهرة لكل الفريق تلقائيًا، فلا تعتمد على ذاكرة شخص واحد.