كلمات المرور في مكتب المحاماة: قواعد عملية

لماذا يهم مكتبك؟

حساب واحد مخترق قد يكشف ملفات موكلين كثيرين. وحساب ناجز على وجه الخصوص شخصي، ومشاركته خطر مهني وأمني.

القواعد الأساسية

• حساب لكل شخص، بلا حسابات مشتركة.
• لا تُشارك كلمة مرور ناجز مع أحد.
• التحقق بخطوتين في البريد والأنظمة.
• مدير كلمات مرور بدل الأوراق.
• إيقاف الحسابات يوم مغادرة الموظف.

كيف تطبقه في مكتبك

1. اجرد حسابات المكتب.
2. فعّل التحقق بخطوتين.
3. أنشئ حسابًا لكل موظف بصلاحياته.
4. راجع من يملك الوصول كل ربع سنة.

أخطاء شائعة

• كلمة مرور واحدة لكل شيء.
• إرسالها في واتساب.
• بقاء حساب موظف غادر.
• حفظها في ملف بلا حماية.

مثال عملي

مكتب كانت كل موظفاته يستخدمن بريدًا واحدًا. بعد أن غادرت إحداهن اكتشف أنها ما زالت تصل إليه، فأنشأ حسابات منفصلة وفعّل التحقق بخطوتين.

كيف يساعدك سند

في سند لكل شخص حسابه وصلاحياته، والمزامنة مع ناجز تتم بجلستك دون أن نقرأ كلمة مرورك أو نحفظها، فلا حاجة لمشاركتها مع الفريق.

للمكتب الصغير والمحامي المستقل

لا تحتاج تطبيق كل ما سبق دفعة واحدة. ابدأ بأبسط خطوة تحل مشكلتك الحالية، وطبقها شهرًا كاملًا، ثم أضف ما بعدها. الإجراء البسيط الذي يلتزم به مكتبك كل يوم أفضل من نظام كامل يُترك بعد أسبوع. وإذا كنت تعمل وحدك، فاكتب الخطوة في قائمتك الأسبوعية حتى تصبح عادة ثابتة في عملك.

كيف يعمل الموظف في ناجز دون كلمة المرور؟

يطلع على بيانات القضايا المتزامنة في نظام المكتب بصلاحياته، ويبقى التقديم من صاحب الحساب أو من يملك الصلاحية نظامًا.

كم مرة أغير كلمة المرور؟

عند الاشتباه أو مغادرة شخص، مع كلمات طويلة وتحقق بخطوتين.

كل كم أراجع هذا الإجراء في مكتبي؟

مرة كل ستة أشهر تقريبًا، أو عند تغير حجم المكتب أو دخول موظف جديد. اسأل فريقك: ما الذي لا يُطبق فعلًا؟ ثم بسّطه أو احذفه.