قائمة واحدة للجميع
كل مهمة لها مسؤول وموعد وحالة. الجميع يرى ما يخصه.
تنبيه في المكان الذي يقرؤون فيه
الموظفون يفتحون واتساب أكثر من أي نظام. وصول المهمة لهم هناك يرفع الالتزام.
اجتماع أسبوعي قصير
خمس عشرة دقيقة على المتأخر فقط، بدل مراجعة كل شيء يوميًا.
مثال عملي
مكتب كان يعقد اجتماعًا صباحيًا يوميًا لساعة. استبدله بقائمة مهام تصل للموظفين على واتساب واجتماع أسبوعي قصير على المتأخر فقط. وفر أكثر من أربع ساعات أسبوعيًا لكل محامٍ.
شكل المهمة على واتساب
تصل المهمة للموظف برسالة فيها: ما المطلوب، والقضية، والموعد، ورابط لفتحها. وحين ينجزها يحدّث حالتها، فيراها صاحب المكتب في لوحة المهام دون أن يسأل. هكذا يبقى واتساب قناة التنبيه، ويبقى النظام مكان المتابعة.
مثال عملي آخر
سكرتيرة وصلتها مهمة على واتساب: «جهزي ثلاث نسخ من مستندات قضية المقاولات قبل الخميس». فتحت الرابط فوجدت قائمة المستندات، وأنهت المهمة الأربعاء، فظهرت مكتملة لصاحب المكتب دون أن يسأل.
ماذا لو لم يرد الموظف على المهمة؟
تظهر في المتأخرات، وتناقش في المراجعة الأسبوعية أو فورًا إن كانت عاجلة.
هل يرى الموظف مهام زملائه؟
بحسب الصلاحيات التي تحددها، فبعض المكاتب تفضل الشفافية وبعضها الخصوصية.
هل تنفع للفريق عن بعد؟
نعم، وهي أنسب للفرق الموزعة بين المدن.
هل يحتاج الموظف تطبيقًا جديدًا؟
لا، تصل المهام على واتساب الذي يستخدمه أصلًا، مع رابط لفتح التفاصيل.
هل تصل المهام لكل الموظفين على واتساب؟
تصل لمن له رقم مسجل في المكتب وبحسب إعدادات التنبيه.
مهام الفريق على واتساب ولوحة متابعة في سند. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية