دور السكرتير في مكتب المحاماة وصلاحياته في النظام

مهامه

• متابعة ملفات الإجراءات.
• تنسيق المواعيد مع الموكلين.
• تجهيز المستندات والمرفقات.
• إبلاغ الموكلين بالمستجدات المعتمدة.

ما لا يفعله

الرأي القانوني، وتوقيع المذكرات، والقرارات الجوهرية في القضية.

صلاحياته

حساب سكرتير لملفات الإجراءات بحسب باقة المكتب، دون الاطلاع على ما لا يخص دوره.

تطوير السكرتير

السكرتير الذي يفهم مراحل القضايا يصبح أكثر فائدة. خصص وقتًا شهريًا لشرح نوع من القضايا ومصطلحاته، وستجد أنه يكتشف النواقص قبل أن تصل إليك، ويجيب الموكلين بدقة أكبر.

مثال عملي

سكرتيرة مكتب تتولى إبلاغ الموكلين بمواعيد جلساتهم بعد كل مزامنة، فتفرّغ المحامي للكتابة والترافع.

يوم السكرتير

• صباحًا: مراجعة جلسات اليوم وتجهيز ملفاتها.
• استقبال الموكلين والاتصالات وتسجيلها.
• متابعة المستندات المطلوبة من الموكلين.
• تحديث المواعيد والتأكد من الروابط.
• آخر اليوم: قائمة جلسات الغد للمحامين.

مهارات السكرتير القانوني المطلوبة

• ترتيب المواعيد والجلسات بدقة ومتابعة التذكير بها.
• معرفة أساسية بخدمات ناجز ومصطلحات القضايا.
• كتابة عربية سليمة للمراسلات والخطابات.
• السرية والتعامل اللبق مع الموكلين.
• استخدام برنامج إدارة المكتب بدل الأوراق والجداول المتفرقة.

هل يرى السكرتير المالية؟

بحسب الصلاحيات التي يحددها المكتب.

هل يحتاج حسابًا في ناجز؟

لا، يعمل على ما يُزامن إلى سند.

ما الذي لا يُطلب من السكرتير؟

لا يعطي رأيًا قانونيًا للموكل، ولا يعد بنتيجة، ولا يقرر في قبول القضايا أو الأتعاب. دوره تنظيم العمل وتسهيله. وتحديد ذلك بوضوح يحمي السكرتير والمكتب من مواقف محرجة مع الموكلين.

كيف أقيس أداء السكرتير؟

بعدد المواعيد التي جُهزت في وقتها، والمستندات التي اكتملت، ورضا الموكلين عن الاستقبال والمتابعة.

هل يتواصل السكرتير مع الموكلين؟

نعم في المواعيد والمستندات والتحديثات المعتادة، أما الرأي القانوني والأخبار المهمة فيتولاها المحامي.