توزيع مهام الجلسات على فريق المكتب دون اجتماعات طويلة

لكل جلسة

• محامٍ مسؤول عن الحضور.
• مسؤول عن المذكرة.
• مسؤول عن المستندات.
• تحديث النتيجة بعد الجلسة.

المتابعة

لوحة المهام المتأخرة تظهر أي جلسة لم يكتمل تحضيرها.

الإسناد الافتراضي

اجعل لكل نوع قضايا مسؤولًا افتراضيًا: قضايا العمل لمحامٍ، والتنفيذ لآخر، والمستندات للسكرتير. حين تأتي جلسة جديدة يكون الإسناد شبه تلقائي، ولا تحتاج قرارًا في كل مرة.

مثال عملي

مكتب كانت تفوته مستندات الجلسات لأن كل محامٍ يظن أن السكرتيرة جهزتها. بعد إسناد مهمة المستندات صراحة لكل جلسة، لم تتكرر المشكلة.

مثال على توزيع جلسة واحدة

جلسة قضية تجارية يوم الأحد: المحامي فلان يحضر، والمحامية فلانة تكتب المذكرة وتنهيها الأربعاء، والسكرتير يجهز ثلاث نسخ من المستندات الخميس، والمحامي الحاضر يحدث النتيجة بعد الجلسة مباشرة. أربع مهام، لكل منها اسم وموعد.

هل المهام تُنشأ تلقائيًا؟

مهام المذكرات تُنشأ من المزامنة، والبقية تسندها.

هل يصل التنبيه للموظف؟

نعم بحسب إعدادات المكتب.

ماذا لو تغير موعد الجلسة؟

حين يتغير الموعد في ناجز ويتزامن، راجع مواعيد المهام المرتبطة بها وحدثها.

هل أحتاج مسؤولًا لكل مهمة صغيرة؟

نعم، فالمهمة بلا مسؤول هي المهمة التي لا تُنجز.

ماذا يحدث للمهمة إذا تأجلت الجلسة؟

يتغير موعدها مع الجلسة الجديدة، لكن لا تؤجل التحضير كله؛ المذكرة الجاهزة مبكرًا تريحك إذا قُدمت الجلسة أو طلب القاضي شيئًا جديدًا.

كيف أعرف من يتأخر دائمًا؟

قائمة المهام المتأخرة بحسب الموظف تكشف ذلك خلال أسابيع، فتعالج السبب: ضغط زائد أم مهمة غير واضحة.