إدارة مهام فريق مكتب المحاماة في برنامج واحد

مصادر المهام

• جلسة تحتاج مذكرة أو حضورًا.
• مذكرة خصم تحتاج ردًا.
• حكم يحتاج قرار اعتراض.
• طلب من القاضي بمهلة.
• مستند مطلوب من الموكل.

عناصر المهمة الجيدة

عنوان واضح، وقضية مرتبطة، ومسؤول واحد، وموعد، ومرجع. وحين تصل المهمة للموظف على واتساب برابطها، لا يحتاج أن يسأل عن التفاصيل.

لوحة المتأخر

صاحب المكتب يرى المهام المتأخرة بحسب الموظف والقضية، فيتدخل في الوقت المناسب بدل اكتشاف التأخير في الجلسة.

مثال على يوم مهام

صباح الأحد يرى المحامي في لوحته ثلاث مهام: رد على مذكرة خصم موعده الثلاثاء، وتجهيز جلسة الأربعاء، ومراجعة مسودة المتدرب. ويرى صاحب المكتب أن مهمة تجهيز مستندات قضية أخرى متأخرة يومًا عند السكرتير، فيسأل عنها قبل أن تصبح مشكلة.

أخطاء في إدارة المهام

• مهمة بلا موعد.
• مهمة لشخصين فيظن كل منهما أن الآخر يتولاها.
• مهام عامة مثل «تابع القضية» دون مخرج محدد.
• إغلاق المهمة دون تسجيل ما أُنجز.

هل تُنشأ المهام تلقائيًا؟

مهام المذكرات تُنشأ من المزامنة مع ناجز، والبقية تضيفها بنفسك.

هل يحتاج الموظف حسابًا ليستلم المهام؟

يمكن أن تصله على واتساب، والحساب يتيح له رؤية ملف القضية بحسب صلاحياته.