الانتقال من نظام قديم أو ورق إلى سند خطوة بخطوة

اليوم الأول

• ثبّت أداة المزامنة.
• زامن قضاياك من ناجز.
• راجع الجلسات القادمة في التقويم.

الأسبوع الأول

• اربط القضايا بالعملاء.
• سجّل الأتعاب المتفق عليها والمدفوع منها.
• أضف السكرتير والزملاء بصلاحياتهم.

الأسبوع الثاني

• فعّل بوابة العميل لأهم الموكلين.
• اعتمد المهام التلقائية قبل الجلسات.
• أوقف الجداول والقروبات القديمة.

القاعدة الذهبية

من اليوم الذي تقرره، أي معلومة غير موجودة في سند تُعد غير موجودة. هكذا يتحول الفريق فعلًا.

إشراك الفريق

اشرح للفريق لماذا تنتقل، وما الذي سيتغير في يوم كل واحد منهم. الموظف الذي يفهم أن النظام يقلل الاتصالات والبحث سيتبناه أسرع من موظف يرى فيه رقابة إضافية. وعيّن شخصًا واحدًا مرجعًا للأسئلة في الأسابيع الأولى.

مثال عملي

مكتب بثلاثة موظفين حدد يوم أحد للانتقال. زامن القضايا صباحًا، وأدخل الأتعاب خلال الأسبوع، وفي الأسبوع الثاني أغلق مجموعة واتساب القديمة.

أخطاء في الانتقال

• نقل كل الأرشيف القديم قبل البدء بالقضايا النشطة.
• تشغيل النظامين معًا مدة طويلة.
• عدم تحديد يوم يتوقف فيه الجدول القديم.
• تدريب الفريق كله في جلسة طويلة واحدة.

ابدأ بالقضايا النشطة، وحدد يوم التوقف عن القديم، ودرّب على دفعات قصيرة.

هل أحتاج مساعدة في الانتقال؟

يمكنك حجز عرض تعريفي لشرح الخطوات على طريقة مكتبك.

ماذا عن القضايا المنتهية؟

تأتي مع المزامنة الشاملة، ويمكنك أرشفتها.

ما الذي تنقله أولًا؟

القضايا النشطة وجلساتها ومهلها، ثم الموكلين والأتعاب المستحقة. القضايا المنتهية تبقى مؤرشفة في النظام القديم أو تُنقل لاحقًا دون استعجال.