متى تكتب المحضر؟
- الاجتماع الأول واستلام القضية.
- قبل تقديم مذكرة مهمة أو تغيير استراتيجية القضية.
- عند عرض صلح أو تسوية.
- بعد صدور الحكم وقرار الاعتراض أو القبول.
ما الذي تدونه؟
- التاريخ والحاضرون.
- الوقائع الجديدة التي ذكرها الموكل.
- القرارات التي اتُفق عليها.
- المستندات المطلوبة من الموكل وموعد تسليمها.
- ما سيفعله المكتب وموعده.
- المخاطر التي نُبه إليها الموكل.
كيف ترسله
- اكتبه في نقاط مختصرة لا في سرد طويل.
- أرسله في اليوم نفسه عبر القناة المعتمدة مع الموكل.
- اطلب منه الرد إذا كان لديه تصحيح.
- احفظ المحضر ورد الموكل في ملف القضية.
مثال عملي
عرض الخصم صلحًا بنصف المبلغ. شرح المحامي للموكل مخاطر الاستمرار وفرص الحكم، فاختار الموكل رفض الصلح. أرسل المحامي محضرًا من ستة أسطر يذكر العرض ونصيحة المكتب وقرار الموكل. وحين صدر الحكم بأقل من العرض، لم يقع خلاف حول من قرر رفض الصلح.
نموذج مختصر
- اجتماع بتاريخ كذا مع فلان بشأن القضية رقم كذا.
- ما ناقشناه: نقاط مختصرة.
- ما اتفقنا عليه: قرارات مرقمة.
- المطلوب منكم: المستندات والمواعيد.
- ما سنقوم به: الإجراء التالي وموعده.
- يرجى إبلاغنا خلال يومين إذا كان لديكم أي تصحيح.
النبرة
اكتب المحضر بلغة واضحة محايدة، لا بلغة دفاعية توحي بأنك تحمي نفسك. فالهدف أن يشعر الموكل أن المكتب منظم ويهتم بتفاصيل قضيته.
هل يغني المحضر عن موافقة الموكل المكتوبة؟
في القرارات الكبيرة مثل الصلح أو ترك الدعوى، اطلب موافقة صريحة مكتوبة أو تحقق من نطاق الوكالة. المحضر يوثق النقاش، والموافقة الصريحة توثق القرار.
هل أكتب محضرًا للمكالمات الهاتفية؟
إذا تقرر فيها أمر مهم فنعم، رسالة قصيرة تلخص ما اتُفق عليه تكفي.
من يكتب المحضر في المكتب؟
المحامي المسؤول عن القضية أو من حضر معه، والمهم أن يُرسل في اليوم نفسه.
في سند تحفظ محضر كل اجتماع في ملف القضية، وتحول ما اتُفق عليه إلى مهام بمواعيد، ويرى الموكل في بوابته ما تختار مشاركته. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية