كيف تدير موظفي مكتب المحاماة ومهامهم عبر واتساب مع سند

نوعان من أعضاء الفريق

• موظف المكتب: سكرتير أو مندوب أو محاسب. تضيفه برقم جواله فقط، ولا يحتاج حسابًا في سند، وتصله مهامه على واتساب.
• عضو المكتب: محامٍ مسجّل في سند. تضيفه بصلاحيات محددة، وتسند إليه قضايا بعينها.

المهمة تصل على واتساب

حين تكلّف موظفًا بمهمة مثل «مراجعة كتابة العدل يوم الأحد»، تصله رسالة على واتساب فيها المهمة وموعدها والقضية المرتبطة. وحين ينتهي يرد بكلمة «تم»، فتُغلق المهمة عندك تلقائيًا.

1. افتح «مكتب سند» ثم «الفريق»، وأضف الموظف برقم جواله بعد موافقته.
2. من «مهام الموظفين» أضف المهمة وحدد الموعد والأولوية.
3. اختر الموظف، فتصله المهمة على واتساب.
4. يرد الموظف «تم» عند الإنجاز، وتراها مكتملة في لوحتك.

إسناد القضايا للمحامين

عند إضافة قضية أو بعدها، تختار المحامي المسؤول عنها. يظهر اسمه في ملف القضية وفي قائمة القضايا، فتعرف دائمًا من يتابع كل ملف، ويعرف هو قضاياه دون أن يسأل.

متابعة الأداء بدون ملاحقة

• المهام المتأخرة تظهر باللون الأحمر في لوحة المكتب.
• عدد المهام المفتوحة لكل موظف.
• تقرير شهري بالمهام المنجزة والمتأخرة.

ما الذي يوفّره لك سند؟

• مهام تصل لموظفيك على واتساب بدون تطبيق إضافي.
• إغلاق المهمة برد واحد: «تم».
• إسناد واضح لكل قضية.
• صلاحيات محددة لكل عضو.
• رؤية كاملة لما أُنجز وما تأخر.

صلاحيات لكل دور

السكرتير يرى المواعيد والمستندات ويُدخل البيانات، والمحامي يرى قضاياه المسندة وما يتعلق بها، والشريك يرى المكتب كله. توزيع الصلاحيات بحسب الحاجة يحمي أسرار الموكلين، ويمنع التعديل غير المقصود على ملفات لا تخص الموظف.

مثال من مكتب بأربعة موظفين

كان صاحب المكتب يرسل المهام في قروب واتساب واحد، فتضيع بين الرسائل. بعد أن صارت كل مهمة تصل لصاحبها برابط وموعد، وتظهر المتأخرة في لوحة واحدة، توقف سؤاله اليومي «وش صار؟».

هل يحتاج الموظف حسابًا مدفوعًا؟

يرجع ذلك إلى الباقة، وبعض المهام تصل للموظف عبر واتساب دون أن يحتاج الدخول إلى النظام.

هل يرى الموظف أتعاب المكتب؟

لا، إلا إذا منحته الصلاحية، فالمالية تبقى لصاحب المكتب أو من يحدده.