المخاطر
- ضياع مستند في آلاف الرسائل.
- موظف يغادر ومعه تاريخ المحادثات.
- إرسال ملف لقروب خاطئ.
- لا توجد صلاحيات ولا سجل.
البديل ليس ترك واتساب
الحل أن يكون واتساب قناة تنبيه، والنظام هو المرجع. المهمة تُسجل في النظام وتصل للموظف تنبيهًا على واتساب.
كيف يعمل في سند
تسند مهمة لموظف فتصله على واتساب، ويحدّث حالتها، وتبقى مسجلة في ملف القضية. ويمكنك إدارة المكتب بأوامر من محادثة واحدة.
مثال عملي
مكتب كان يدير قضاياه عبر خمسة عشر قروب واتساب. غادر موظف فخرج من القروبات ومعه سجل المحادثات على جواله. بعدها انتقل المكتب إلى نظام يحفظ كل شيء في ملف القضية، وبقي واتساب للتنبيه فقط.
قاعدة بسيطة للفريق
واتساب للتنبيه والتواصل السريع، ونظام المكتب للحفظ والإسناد والمتابعة. كل مستند يصل على واتساب يُنقل إلى ملف القضية في اليوم نفسه، وكل مهمة تُسند في واتساب تُسجل في النظام. هذه القاعدة وحدها تحل أغلب المخاطر.
هل محادثات واتساب دليل مقبول؟
قد تكون قرينة أو دليلًا بحسب ظروفها، لكنها ليست نظام أرشفة.
كيف أنظم تواصل الموكلين على واتساب؟
رقم مخصص للمكتب، ورسائل موحدة، وحفظ ما يهم في ملف القضية.
ماذا لو غادر موظف ومعه المحادثات؟
إذا كانت المستندات محفوظة في نظام المكتب، فلا يضيع شيء، وتوقف صلاحياته فورًا.
هل أغلق قروبات المكتب؟
لا حاجة لإغلاقها، لكن اجعلها للتنسيق السريع فقط، وانقل المهام والمستندات إلى النظام.
مدير مكتبك في واتساب، والسجل محفوظ في سند. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية