دعوة الموكل إلى بوابته: رسالة الدعوة وما تشرحه له

متى تدعوه؟

بعد توقيع عقد الأتعاب وظهور القضية في سند.

نموذج رسالة

حياكم الله، فعّلنا لكم بوابة تتابعون منها قضيتكم: حالة القضية وموعد الجلسة القادمة والمستندات. الرابط مرفق، وأي سؤال نحن في الخدمة.

ما تشرحه

• أين يجد موعد الجلسة.
• أن التحديث يتم بعد كل مزامنة.
• متى يتصل بالمكتب.

ذكّره بها عند كل سؤال

إذا اتصل الموكل يسأل عن موعد موجود في البوابة، فأجبه بلطف ثم ذكّره أين يجده. بعد مرتين أو ثلاث يتعود على البوابة، ويصبح اتصاله للأمور التي تستحق فعلًا.

مثال عملي

مكتب أضاف رسالة الدعوة إلى خطوات استقبال الموكل الجديد، فأصبح أغلب الموكلين يستخدمون البوابة من أول أسبوع.

نموذج رسالة الدعوة

«أستاذ فلان، أصبح بإمكانك متابعة قضيتك من بوابتك الخاصة: موعد الجلسة القادمة، ومرحلة القضية، والتحديثات. ادخل من هذا الرابط برقم جوالك. ولأي سؤال نحن متاحون كالعادة». رسالة قصيرة تشرح الفائدة وطريقة الدخول.

ما تشرحه للموكل عند الدعوة

• ما يراه في البوابة: الجلسات والمرحلة والتحديثات.
• ما لا يراه: الملاحظات الداخلية.
• كيف يرسل مستندًا مطلوبًا منه.
• أن البوابة لا تلغي التواصل المباشر عند الحاجة.

ماذا لو لم يستخدمها كبير السن؟

ساعده في أول دخول، أو اكتفِ بإبلاغه بالرسائل.

هل يرى كل قضاياه؟

يرى ما تربطه بملفه وتعتمده.

متى لا تدعو الموكل للبوابة؟

في القضايا شديدة الحساسية التي يفضل فيها الموكل ألا يصل إليه أي إشعار رقمي، أو إذا طلب صراحة التواصل بالهاتف فقط. احترم رغبته واكتبها في ملفه.