ما الذي تسجله لكل وكالة؟
- رقم الوكالة وتاريخ إصدارها وتاريخ انتهائها.
- الموكل والوكلاء المذكورون فيها.
- نطاقها: الترافع، والصلح، والإقرار، والاستلام، والاعتراض.
- القضايا المرتبطة بها في المكتب.
نظام متابعة بسيط
- أدخل كل وكالة في سجل واحد عند استلام القضية.
- اضبط تنبيهًا قبل انتهائها بمدة كافية.
- راجع النطاق قبل كل إجراء غير معتاد كالصلح أو الاستلام.
- تواصل مع الموكل للتجديد قبل الانتهاء لا بعده.
- حدّث السجل فور صدور الوكالة الجديدة.
لماذا النطاق مهم مثل التاريخ؟
قد تكون الوكالة سارية لكنها لا تشمل الصلح أو استلام المبالغ أو الإقرار. وإذا اكتشفت ذلك في الجلسة فقد تضيع فرصة صلح أو يتأخر تنفيذ. لذلك راجع النطاق في كل مرحلة جديدة من القضية.
مثال عملي
في مكتب يدير قضايا تحصيل لشركة واحدة، انتهت وكالة الشركة قبل جلسة بأسبوع دون أن ينتبه أحد. أُجلت الجلسة وتأخر التنفيذ شهرًا. بعدها أنشأ المكتب سجلًا للوكالات بتنبيه مبكر، وصار الموكل يتلقى طلب التجديد قبل الموعد بوقت كافٍ.
عند انتهاء الوكالة
- أبلغ الموكل فورًا وبيّن أثر ذلك على القضايا القائمة.
- لا تتخذ إجراء يحتاج إلى وكالة سارية حتى تصدر الجديدة.
- وثق تاريخ التنبيه والرد في ملف القضية.
أخطاء شائعة
- تسجيل تاريخ الانتهاء في ملاحظة لا يراها إلا محامٍ واحد.
- افتراض أن الوكالة العامة تشمل كل الإجراءات.
- عدم ربط الوكالة بكل القضايا التي تعتمد عليها.
هل يمكن متابعة الوكالة إلكترونيًا؟
تتيح الخدمات الإلكترونية لوزارة العدل الاطلاع على الوكالات والتحقق منها. ومع ذلك احتفظ بسجلك الداخلي لأنه يربط الوكالة بقضايا المكتب ومواعيدها.
من المسؤول عن متابعة الوكالات؟
حدد شخصًا في المكتب، وغالبًا السكرتير أو مدير المكتب، واجعل مراجعة السجل جزءًا من المراجعة الأسبوعية.
هل أحتاج وكالة جديدة لكل قضية؟
ليس بالضرورة؛ فالوكالة الواحدة قد تشمل قضايا متعددة بحسب صياغتها. المهم أن تتحقق من شمولها للإجراء المطلوب.
في سند ترتبط الوكالة بقضايا الموكل المتزامنة من ناجز، ويصلك تنبيه قبل انتهائها، فلا تفاجئك وكالة منتهية قبل جلسة أو اعتراض. ننشر هذه الأدلة مجانًا للمحامين، ونبني لهم نظامًا يدير القضايا والجلسات والموكلين والفريق في مكان واحد.
- قضاياك من ناجزتتحدث تلقائيًا
- مدير مكتبك في واتساباكتب طلبك وهو ينفّذ
- سندي للمذكراتذكاء قانوني داخل ملف القضية